ActiveCampaign tags opruimen: zo pak je een chaotisch account aan

Je opent je tag-overzicht en ziet er 200, 300, soms 500 staan. Een paar herken je. De meeste niet. Een automation loopt vast omdat dezelfde tag twee keer bestaat onder een net iets andere naam. Iemand krijgt de verkeerde reeks omdat er een oude tag op zijn profiel blijft hangen. Dit is geen zeldzaam scenario. Het is hoe de meeste accounts eruitzien na anderhalf tot twee jaar gebruik. Hieronder lees je hoe je dat oplost, niet in theorie maar zoals ik het bij klanten doorloop.

Waarom tags zo snel ontsporen

Tags zijn het makkelijkste onderdeel van ActiveCampaign om aan te maken, en precies daarom lopen ze het snelst uit de hand.

Geen naamafspraken aan het begin

Tags worden aangemaakt door wie ze nodig heeft, op het moment dat het uitkomt. Na een jaar zit er geen patroon meer in. “klant”, “Klant”, “STATUS klant” en “klant-2024” zijn vier tags die hetzelfde bedoelen, maar ActiveCampaign ziet ze als vier losse dingen.

Tags die hun automation hebben verlaten

Een automation wordt stopgezet, de tags die erbij hoorden blijven gewoon staan. Doe dat een paar keer en je hebt tientallen weeskinderen zonder functie, die je bij elke nieuwe opzet weer in de lijst ziet staan en je laten twijfelen.

Dubbele tags na het kopiëren van automations

Wie een bestaande automation dupliceert en daarin nieuwe tags aanmaakt, eindigt met varianten. “lm-weggever-x” en “LM-Weggever-X” zijn voor ActiveCampaign twee verschillende tags. Je merkt het pas als een segment de helft van de mensen mist.

Dit is wat ik zie als ik een account binnenkrijg voor een Quick Scan. Niet één keer, maar bij de helft van de trajecten die ik doe.

Stap voor stap je tagstructuur opruimen

De fout die mensen maken is meteen gaan verwijderen. Doe dat niet. Eerst inventariseren, dan beslissen, dan pas schrappen.

Stap 1: exporteer je volledige tag-overzicht

Ga naar Contacts, Manage Tags. Kopieer de lijst naar een spreadsheet of exporteer hem. Zet er twee kolommen naast: “hoeveel contacten?” en “staat in een actieve automation?” Pas als je dat overzicht hebt, kun je verstandige besluiten nemen.

Stap 2: herken de vier soorten dode tags

Vrijwel elk vervuild account heeft dezelfde vier types:

• Nul contacten. Veilig te verwijderen.
• Minder dan vijf contacten en ouder dan een jaar. Check of de bijbehorende automation nog draait, zo niet weg.
• Dubbelen, dezelfde betekenis met een andere schrijfwijze. Eerst samenvoegen, dan verwijderen.
• Tags zonder herkenbare betekenis, zoals “tag-1”, “test” of “copy”. Uitzoeken in welke automation ze zitten, dan opruimen.

Stap 3: check je automations vóór je iets weggooit

Dit is de stap die mensen overslaan en waardoor de chaos achteraf erger wordt dan ervoor. Voor je een tag verwijdert, kijk je waar hij wordt gebruikt. Open je automations en zoek op de tagnaam in de builder. Zit de tag in een lopende automation, dan los je dat eerst op voor je hem weghaalt.

Stap 4: stel een naamconventie in voor wat overblijft

De tags die blijven, hernoem je naar één vaste afspraak. Voorvoegsels werken het best: INTERESSE:, STATUS:, ACTIE: en BRON: bijvoorbeeld. Leg die conventie vast in een document buiten ActiveCampaign, want over zes maanden weet jij het niet meer en een nieuwe medewerker al helemaal niet. Dit is hetzelfde principe als de keuze tussen tags en lijsten, waar je meer over leest in tags of lijsten in ActiveCampaign.

Stap 5: zet een onderhoudscyclus op

Tags die je nu opruimt, groeien vanzelf weer aan zonder afspraken. Plan elk kwartaal vijf minuten in: Manage Tags, sorteren op contacten oplopend, alles met nul eruit. Zo blijft het schoon zonder dat je ooit weer een halve dag kwijt bent.

Praktijkvoorbeeld

Een kennisondernemer met online trainingen had haar account drie jaar in gebruik. Bij binnenkomst stonden er 340 tags. De automations gaven conflicten, omdat “STATUS:klant” en “klant-actief” allebei bestonden en op verschillende plekken werden gecontroleerd. Ze durfde geen nieuwe automation meer te bouwen, want ze wist niet welke tag de juiste was.

We hebben de tags geëxporteerd naar een spreadsheet en in twee uur gecategoriseerd. Daarna 180 tags verwijderd (nul contacten of duplicaat), 60 hernoemd naar de nieuwe conventie en vier automations aangepast. Het conflict was opgelost. Voor het eerst in een jaar kon ze zelf een automation opzetten zonder te hoeven raden.

Wat mensen hier verkeerd doen

• Tags verwijderen zonder eerst te checken of ze in een automation zitten. Doe dat nooit zonder de controle uit stap 3.
• Een naamconventie bedenken maar niet vastleggen buiten ActiveCampaign. Dan ben je over een half jaar terug bij af.
• Alles in één middag willen doen. Een account opschonen in twee uur kan, maar 300 goede besluiten nemen in twee uur niet. Splits het: eerst exporteren en categoriseren, op een ander moment verwijderen en hernoemen.

Wat je nu kunt doen

1. Ga naar Contacts, Manage Tags en sorteer op contacten oplopend. Alles met nul contacten dat ouder is dan drie maanden, dat is je eerste schrapsessie. Tien minuten werk en je hebt direct lucht.
2. Wil je dieper begrijpen hoe je je lijst daarna gestructureerd houdt? Lees de spoke over segmentatie en lijstbeheer in ActiveCampaign.
3. Wil je het hele plaatje? Begin bij de complete ActiveCampaign-gids.

Wil je dat ik je account doorloop en een gestructureerde aanpak voorstel? Dat doe ik in een Quick Scan. Dan weet je binnen een dag wat er speelt en hoe je het aanpakt.

---

Dit artikel is onderdeel van de ActiveCampaign-gids. Verdiep je daarna in segmentatie en lijstbeheer in ActiveCampaign.

Gebaseerd op ActiveCampaign-trajecten met coaches en kennisondernemers (2019-2026). Technische stappen gecontroleerd in het ActiveCampaign Help Center (Manage Tags & Automations), juni 2026.